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Guía para automatizar procesos de ventas en un CRM

¿Se encuentra entre el 72% de los propietarios de pequeñas empresas que se sienten abrumados por la carga de responsabilidades? Aproximadamente el 84% de los propietarios de negocios están trabajando horas extras y la mala gestión del tiempo se cita como el principal asesino de la productividad.

No es sorprendente que el 39% de los propietarios de negocios afirmen que encontrar el papeleo es su mayor pérdida de tiempo. En ventas, se descubre que el 50% del tiempo se pierde en prospecciones improductivas.

Esa es exactamente la razón por la que el 49% de las empresas utilizan la automatización de ventas . Imagínese poder reproducir altas tasas de conversión con poco o ningún esfuerzo.

Pero esto solo es posible si está implementando un flujo de trabajo bien planificado (y probado). Luego, para dar un paso más, puede automatizar este flujo de trabajo utilizando un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM).

Es importante comprender los beneficios de implementar un software CRM . Si aún no ha implementado uno, estas estadísticas cambiarán de opinión:

  • Los CRM móviles pueden aumentar la productividad en un 15%
  • El 65% de los representantes de ventas que utilizan CRM móvil cumplieron con sus cuotas de ventas
  • Aproximadamente el 91% de las empresas con más de 11 empleados utilizan ahora un CRM basado en la nube
Métricas de ingresos del software CRM

Fuente de la imagen: SuperOffice

Si aún no está haciendo planes para implementar un software CRM para ayudar a automatizar sus departamentos de ventas y marketing, seguramente se quedará en el polvo virtual.

Así es como puede evitar que eso suceda.

Maneras de utilizar los flujos de trabajo de automatización de CRM

Conocer la automatización de CRM puede ayudar a su empresa a situarla a la vanguardia de sus objetivos de ventas.

Como ya debe saber, establecer y construir relaciones con sus clientes es vital para el crecimiento de su negocio. Entonces, al mapear la experiencia de sus clientes potenciales y clientes, puede realizar mejoras y ganar su negocio una y otra vez. Y el uso de un software CRM facilita este proceso.

Echemos un vistazo más de cerca a cómo puede crear su propio flujo de trabajo automatizado utilizando un CRM.

Paso uno: identificar qué procesos vale la pena automatizar

Al principio, puede tener la ‘fiebre de la automatización’ y sentir la necesidad de automatizar cualquier cosa. Pero esto es un error. Esto no solo se convertirá en una prueba costosa, sino que probablemente traerá bajos rendimientos.

Si bien el propósito de la automatización es simplificar las tareas repetitivas y eliminar las redundancias, debe asegurarse de hacerlo en las áreas correctas. Una forma de hacer esto es echar un vistazo a todo lo que está haciendo.

Por ejemplo, su equipo de ventas puede automatizar:

  • Escritura de correo electrónico (es decir, utilizando plantillas de correo electrónico )
  • Valoración de prospectos
  • Emparejar clientes potenciales con representantes ( asignación de clientes potenciales )
  • Envío de correos electrónicos de seguimiento
  • Crear informes (métricas en el panel)
  • Marcación de clientes potenciales
  • Dejar mensajes de voz
  • Registro de llamada
  • Programación de citas y más

Los resultados de cada tarea deben medirse para identificar cuáles valen la pena. Es una buena idea establecer puntos de referencia para ver qué procesos cumplen con sus estándares.

Si bien el objetivo final es aumentar sus ventas, hay hitos más pequeños que debe establecer para alcanzarlo. Por ejemplo, puede medir:

  • Porcentaje de equipos de ventas que cumplen con las cuotas
  • Tamaño medio de la transacción
  • Medidas de conversión
  • Ingresos (mensual, trimestral, anual)
  • Fuga del embudo de ventas
  • Nuevos clientes potenciales
  • Tasas de ventas adicionales / cruzadas
  • Puntuación del promotor neto

Las tareas que no están a la altura pueden eliminarse del flujo de trabajo por completo. También es una buena idea hablar con su personal, los que implementan los flujos de trabajo, para ver qué piensan de los procesos y resultados.

Utilice la información que recopile para determinar qué debe permanecer y qué debe desaparecer.

Ahora bien, es importante tener en cuenta que hay ciertos procesos que pueden ser efectivos, pero no son prácticos y costosos de automatizar.

Digamos, por ejemplo, que tiene una campaña en la que su equipo de ventas envía correos electrónicos en frío a una gran cantidad de clientes potenciales. No conviene desechar este proceso, ya que puede conseguir clientes que paguen.

Sin embargo, no desea seguir desperdiciando horas hombre con los bajos resultados que genera. Por lo tanto, sería mejor automatizar este proceso para que su equipo pueda dedicar tiempo a tareas con tasas de producción más altas.

Por otro lado, no querrá automatizar un proceso en las etapas posteriores, especialmente si ha invertido mucho en estos prospectos. Pero esto no significa que aún no pueda usar sus flujos de trabajo de CRM.

Paso dos: impulsar el rendimiento de todos

Si implementa un flujo de trabajo automatizado que funciona para algunos y no para otros, entonces ha fallado en su negocio. Su enfoque principal debe estar en impulsar el desempeño de todos.

De esta manera, todos pueden lograr grandes resultados. Pero debe brindarles a todos las herramientas que necesitan para tener éxito.

Cuando crea su flujo de trabajo, debe abordar todos los aspectos de ventas y marketing. De esta forma, ambos departamentos pueden trabajar juntos sin problemas para generar mayores conversiones (y clientes más felices).

Una forma de hacer que esto suceda es hablar con los miembros del equipo que con frecuencia superan sus expectativas. Entrevístelos para ver qué les ayuda a tener éxito.

Algunas preguntas que puede hacer incluyen:

  • ¿Cuál es tu mayor desafío como equipo?
  • ¿Cuáles son los mayores obstáculos que afectan su desempeño?
  • ¿Cuál fue tu mayor logro este mes?
  • ¿Qué debemos hacer de manera diferente en nuestro flujo de trabajo?
  • ¿Qué recursos te ayudarían ahora mismo?
  • ¿Qué debemos mantener en nuestro flujo de trabajo?
  • ¿Cuál es el mayor desafío al cerrar acuerdos?
  • ¿Cuál es el mayor desafío para adquirir nuevos clientes potenciales?

Luego, intente eliminar los procesos que son una pérdida de tiempo antes de crear su flujo de trabajo.

Paso tres: prueba, auditoría, repetición

Tiene sus objetivos, flujos de trabajo de tareas e incluso un equipo de soporte para ayudarlo a identificar qué funciona y qué no.

Ahora es el momento de ejecutar sus pruebas y monitorearlas. Esté atento a sus flujos de trabajo y si están ayudando o no a su departamento de ventas a alcanzar sus objetivos.

Las pruebas y las auditorías se convertirán en algo común hasta que se le ocurra la configuración perfecta. Pero incluso entonces, tendrás que evolucionar. Esto significa más cambios e implementación para mantener a sus equipos de ventas actualizados.

Paso cuatro: ponerlo todo junto

Al final del día, desea que su flujo de trabajo CRM automatizado se vea así:
Gestión del flujo de trabajo: implemente la automatización para las ventas, el marketing, los procesos comerciales y los métodos de trabajo estandarizados.

  • Horarios: cree horarios para tareas únicas o recurrentes.
  • Acciones: desarrolle un conjunto de acciones utilizadas para completar tareas, es decir, un plan.
  • Reglas de puntuación: cree un sistema de puntuación para los clientes potenciales para garantizar que se preste atención a los prospectos de alta prioridad.
  • Blueprint: Desarrolle un proceso documentado para su sistema CRM.
  • Reglas de asignación: establezca reglas de asignación para registros creados mediante formularios web.
  • Reglas de escalamiento de casos: cree reglas para determinar qué casos escalar a los miembros de la jerarquía operativa.

A continuación, echemos un vistazo a ejemplos de cómo las empresas están automatizando los flujos de trabajo con CRM.

Caso de uso n. ° 1: conectarse con clientes potenciales más rápido

Cuando los visitantes llegan a su sitio, muestran interés en su producto o servicio. Estos clientes potenciales deben capturarse antes de que abandonen su sitio.

Esto es lo que hace que los formularios web sean fundamentales. Encontrará muchas empresas que utilizan ventanas emergentes que se activan cuando un visitante está a punto de irse para que se suscriba a su boletín informativo por correo electrónico.

Sin embargo, puede utilizar el formulario para recopilar información sobre los visitantes que quieran saber más sobre su oferta. Esto incluye su nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono. Una vez que lo completan, la información se almacena en su CRM.

Su equipo de ventas recibe una alerta en sus sistemas y dispositivos móviles. Si no están disponibles, la información se reenvía hasta que un agente libre realiza la llamada.

Una vez que se ponen en contacto con el cliente potencial, insertan detalles adicionales en el CRM, como qué producto o servicio les interesa, su dirección, etc.

Según un estudio del MIT, si no contacta a un cliente potencial rápidamente, las posibilidades de que se convierta disminuyen enormemente. Por ejemplo, si contacta a un cliente potencial en 5 minutos, es 21 veces más probable que se convierta .

Caso de uso n. ° 2: aumentar las conversiones con seguimientos de correo electrónico

La calificación de clientes potenciales facilita su conversión en clientes. Tener una forma de automatizar el proceso de calificación puede liberar tiempo, lo que puede permitir que sus vendedores se concentren en cerrar acuerdos.

Una forma de hacerlo es con seguimientos por correo electrónico . El correo electrónico es uno de los métodos más eficaces para llegar a clientes potenciales. Si bien entregaron su dirección de correo electrónico a cambio de información gratuita, no puede esperar que se conviertan de inmediato.

Se necesitan varios puntos de contacto antes de que un cliente potencial se convierta. Esto requiere una crianza constante, para la cual su equipo de ventas puede no tener tiempo.

Puede automatizar los seguimientos de su correo electrónico en una campaña de goteo personalizada / segmentada . Con un software de CRM, puede controlar el rendimiento de sus correos electrónicos.

Experimentar es clave para ver qué líneas de asunto, mensajes, imágenes, CTA y ofertas se convierten mejor. Al final, tiene un equipo de ventas que es más productivo y prospectos que están felices y dispuestos a convertirse en clientes.

Automatizar los flujos de trabajo de su negocio con un CRM

¿Puedes ver ahora el panorama general? Con la automatización, puede mejorar sus flujos de trabajo, así como su productividad.

Con los pasos anteriores, puede estar en camino de integrar sus propios sistemas automatizados. Con las herramientas adecuadas, puede hacer que esto suceda.

La belleza de la automatización de CRM es la cantidad de casos de uso que la acompañan. Es muy flexible, lo que le permite crear los flujos de trabajo que mejor se adapten a su organización.

¿Está listo para comenzar a automatizar sus flujos de trabajo? Luego, comience a buscar un software CRM que lo ayude a lograrlo. ¡Entonces regrese y cuéntenos en los comentarios cómo le está funcionando a su empresa!